Studi Kelayakan Sistem Verifikasi Pendaftaran Peserta Didik Baru (PPDB) Online pada SMA Negeri 3 Bogor
Pendahuluan
A. Pernyataan Masalah
Dari setiap tahunnya, SMA Negeri 3 Bogor menerima banyak jumlah pendaftar calon siswa yang ingin melanjutkan studinya ke SMA Negeri 3 Bogor. SMA Negeri 3 Bogor melakukan proses Pendaftaran Peserta Didik Baru (PPDB) online secara terpusat di PPDB Bogor (https://kotabogor.siap-ppdb.com). Dalam pelaksanaannya, pendaftar yang ingin mendaftarkan dirinya menjadi calon siswa dari SMA Negeri 3 Bogor ini harus tetap
melakukan verifikasi pendaftaran secara offline dengan cara datang langsung ke sekolah dan menyerahkan bukti pendaftaran dari website PPDB online Bogor untuk selanjutnya mendapatkan tanda bahwa pendaftarannya telah terverifikasi.
melakukan verifikasi pendaftaran secara offline dengan cara datang langsung ke sekolah dan menyerahkan bukti pendaftaran dari website PPDB online Bogor untuk selanjutnya mendapatkan tanda bahwa pendaftarannya telah terverifikasi.
Karena banyaknya jumlah pendaftar, terkadang hal tersebut menyulitkan manajemen SMA Negeri 3 Bogor untuk melakukan verifikasi secara offline. Pendaftar diharuskan datang secara langsung ke sekolah dan membawa berkas pendaftaran untuk melakukan verifikasi. Berkas tersebut akan dilakukan pengecekan satu persatu, pencatatan berkas yang sudah dicek tersebut masih dilakukan secara offline. Selanjutnya manajemen sekolah akan menyerahkan bukti hasil verifikasi kepada pendaftar. Hal tersebut memerlukan banyak tenaga dan biaya dari manajemen SMA Negeri 3 Bogor.
B. Lingkungan Implementasi
Sistem pendaftararan dengan verifikasi online ini akan diimplementasikan pada SMA Negeri 3 Bogor yang beralamat di Jalan Pakuan no. 4 Bogor. SMA Negeri 3 Bogor ini sudah memiliki website yang beralamat http://www.smantiboo.sch.id/
Bahan dan Metode
A. Konsep dasar Sistem
Sistem verifikasi online ini akan membantu manajemen SMA Negeri 3 Bogor untuk melakukan pencatatan hasil verifikasi dari setiap berkas yang ada. Selanjutnya sistem tersebut akan memberikan bukti verifikasi kepada pendaftar berupa bukti tercetak dari sistem (offline) dan online.
B. Studi Kelayakan
Studi kelayakan yang akan digunakan menggunakan beberapa jenis kelayakan, antara lain:
Bahan dan Metode
A. Konsep dasar Sistem
Sistem verifikasi online ini akan membantu manajemen SMA Negeri 3 Bogor untuk melakukan pencatatan hasil verifikasi dari setiap berkas yang ada. Selanjutnya sistem tersebut akan memberikan bukti verifikasi kepada pendaftar berupa bukti tercetak dari sistem (offline) dan online.
B. Studi Kelayakan
Studi kelayakan yang akan digunakan menggunakan beberapa jenis kelayakan, antara lain:
- Kelayakan Teknik
Kelayakan teknik mencakup kelayakan perangkat keras dan perangkat lunak. Kelayakan teknik ini menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari aspek teknologi yang akan digunakan. Dapat disebut juga sebagai kelayakan dari kemampuan, keandalan dan ketersediaan hardware, software dan jaringan.
- Kelayakan Ekonomi
Kelayakan ekonomi berhubungan dengan adanya keuntungan atau kerugian, dan efisiensi biaya operasional. Motivasi pengembangan siste pada perusahaan biasanya berupa motif keuntungan, sehingga aspek untung rugi menjadi pertimbangan utama dalam pengembangan sistem. Kelayakan ekonomi ini terkait dengan penghematan biaya, peningkatan pendapatan, pengurangan investasi yang dibutuhkan dan peningkatan keuntungan.
- Kelayakan Operasional
Kelayakan operasional berhubungan dengan prosedur operasi dari personel yang menjalan organisasi. Kelayakan ini menyangkut beberapa aspek seperti beberapa usulan kebutuhan sistem harus benar-benar bisa menyelesaikan masalah yang ada. Sistem yang dihasilkan juga harus benar-benar dibutuhkan oleh pengguna. Kelayakan operasional ini juga mencakup mengenai penerimaan karyawan, dukungan manajemen dan persyaratan pemerintah dan persyaratan lainnya.
Hasil dan Pembahasan
Setelah melakukan analisis terhadap sistem yang akan dikembangkan, dilakukan uji kelayakan dari beberapa segi diantaranya kelayakan teknik, ekonomi, operasional, sosial dan hukum.
1. Kelayakan Teknik
Kelayakan teknik menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari teknologi yang akan digunakan. Sistem ini berbasis web yang akan digunakan untuk membantu manajemen SMA Negeri 3 Bogor untuk melakukan pencatatan verifikasi.
Kebutuhan perangkatan keras dari sistem ini adalah sebagai berikut
Kebutuhan perangkatan lunak dari sistem ini adalah sebagai berikut
Sedangkan aplikasi yang digunakan oleh manajemen sekolah untuk melakukan pencatatan sampai saat ini adalah
Aplikasi tersebut memang sudah dapat dikatakan membantu manajemen sekolah untuk melakukan verifikasi pendaftar online, tetapi belum sepenuhnya. Karena proses pada aplikasi tersebut masih bersifat manual. Aplikasi ini juga belum terintegrasi secara menyeluruh dengan data-data akademik yang ada.
Kebutuhan perangkatan jaringan dari sistem ini adalah sebagai berikut
Infrastruktur merupakan sarana yang sangat diperlukan. Adapun infrastruktur yang ada pada SMA Negeri 3 Bogor adalah
Sistem baru dapat digunakan dan didirikan menggunakan teknologi yang sudah ada. Teknologi yang akan digunakan tergolong baru bagi user. Perancangan sistem umum yang dievaluasi membutuhkan tambahan teknologi baru yang standar dan sudah cukup biasa digunakan di sekolah-sekolah (nilai 8.7).
2. Kelayakan Ekonomi
Pembangunan sistem baru membutuhkan investasi ataupun dana untuk mendapatkan manfaat di masa yang akan datang. Sumber daya dan sumber dana diperlukan dalam pembangunan sistem baru sebagai bentuk investasi. Kelayakan ekonomi didapatkan dari hasil analisis biaya dan manfaat. Tujuan dari analisis tersebut adalah untuk memberikan gambaran kepada pengguna apakah manfaat yang diperoleh dari sistem yang lebih besar dari biaya yang dikeluarkan.
Komponen Biaya
Biaya yang berhubungan dengan pembuatan sistem ini dapat diklasifikasikan kedalam 3 kategori utama yaitu:
1. Biaya pengadaan (procurement cost), yaitu biaya pembelian perangkat keras, biaya ini digunakan pada awal pembuatan sistem, sebelum system dioperasikan.
2. Biaya Pengembangan, yaitu biaya pembuatan perangkat lunak sistem yang meliputi biaya konsultasi, biaya tahap analisis sistem, biaya tahap desain sistem dan biaya tahap penerapan sistem.
3. Biaya operasi dan biaya perawatan, yaitu biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan sistem,
yaitu biaya overhead, biaya perawatan terhadap perangkat keras dan perangkat lunak.
Komponen Manfaat
Manfaat yang didapat dari sistem informasi diklasifikasikan sebagai berikut:
1. Keuntuugan berwujud (tangible benefit) adalah keuntungan yang berupa penghematan atau peningkatan didalam administrasi yang dapat diukur dalam bentuk satuan nilai uang.
Keuntungan berwujud antara lain :
a. Pengurangan biaya operasi
b. Pengurangan biaya lembur
c. Pengurangan biaya perlengkapan
2. Keuntungan tak berwujud (intangible benefit), adalah keuntungan yang sulit atau tidak mungkin diukur dalam bentuk satuan uang. Keuntungan tersebut antara Iain :
a. Keandalan dan ketersediaan sistem
b. Peningkatan efektifitas pegawai dan akademiknya
c. Peningkatan kepuasan mahasiswa, dosen, dan pegawainya
Adapun metode untuk melakukan analisis biaya dan manfaat adalah :
a. Metode Periode Pengembalian (Payback Period)
Metode ini adalah uji kuantitatif yang digunakan untuk menghitung jangka waktu yang diperlukan untuk membayar kembali biaya investasi dalam pembuatan aplikasi yang telah dikeluarkan. Penilaian kelayakan untuk payback.
Nilai Investasi : Rp38.720.000
Proses Tahun 1 : RP82.964.821
PP = 38.720.000/82.964.821
PP = 0,46 Tahun (kurang lebih 5 bulan)
Dari perhitungan diatas diketahui bahwa periode pengembalian sudah dapat dicapai pada tahun ke-0 atau tahun pertama jika aplikasi yang dibuat langsung digunakan untuk kebutuhan akademik, secara detailnya adalah 0,46. Dapat disimpulkan bahwa yang ditanamkan pada rancangan sistem ini akan mencapai titik impas pada waktu kurang lebih 5 sampai dengan 6 bulan, yang berarti bahwa setelah 5 bulan akan mulai dapat mengambil keuntungan dari sistem tersebut. Yang berarti sistem ini layak dikembangkan karena waktu pengembalian lebih mencapai titik impas ataupun kecil dari umur investasi.
b. Metode Pengembalian Investasi (Return on Investment)
Metode pengembalian investasi digunakan untuk mengukur presentase manfaat yang dihasilkan proyek dibanding dengan biaya yang dikeluarkan. Return on Investmen (ROI) dari suatu proyek dapat dihitung dengan rumus:
Penilaian kelayakan untuk ROI :
Biaya Tahun 0 = Rp38.720.000
Biaya Tahun 1 = Rp4.035.179
Biaya Tahun 2 = Rp4.403.697
Biaya Tahun 3 = Rp4.403.697
Total = Rp51.562.573
Manfaat-manfaat
Manfaat Tahun 0 = Rp0
Manfaat Tahun 1 = Rp87.000.000
Manfaat Tahun 2 = Rp95.700.000
Manfaat Tahun 3 = Rp95.700.000
Total = Rp278.400.000
ROI = [ ( 278.400.000 – 51.562.573 ) / 51.562.573 ] x 100%
ROI = 4,4 % berarti layak
Menilai Kelayakan Ekonomi
Karena setelah mendapatkan hasil dari analisis biaya dan manfaat serta mendapatkan total komitmen dari manajemen puncak, dan dana belum ada, tetapi pihak manajemen tertinggi dapat meyakinkan tim akan tersedianya dana sehingga nilai dapat diberikan 7.8.
3. Kelayakan Operasional
Kelayakan operasional dinilai dengan menggunakan kerangka kerja PIECES yang dikembangkan oleh James Wetherbe bertujuan untuk mengukur apakah sistem yang akan dikembangkan dapat dioperasikan dengan baik atau tidak di dalam organisasi. Kerangka PIECES meliputi:
Performance (kinerja) untuk mengetahui apakah sistem menyediakan throughput dan response time yang cukup.
Informasi untuk mengetahui apakah sistem menyediakan informasi yang berkualitas bagi pengguna akhir dan manajer.
Ekonomi digunakan untuk mengetahui apakah sistem menawarkan tingkat dan kapasitas pelayanan yang memadai untuk mengurangi biaya dan meningkatkan keuntungan.
Pengendalian untuk mengetahui apakah sistem menawarkan kontrol (pengendalian) untuk mengatasi kecurangan-kecurangan dan untuk menjamin keakuratan dan keamanan data.
Efisiensi untuk mengetahui apakah sistem menggunakan secara maksimal sumber yang ada termasuk orang, waktu, aliran form dan waktu menjalankan proses.
Services (pelayanan) untuk mengetahui apakah sistem menyediakan layanan yang diinginkan dan handal pada siapa saja yang menginginkannya, dan apakah sistem fleksibel dan dapat dikembangkan.
Menilai Kelayakan Operasi
Karena sistem berbasis global yang baru, digunakan oleh manajemen sekolah dan tidak dikenal oleh beberapa user di mana usernya belum dilatih untuk pekerjaan dan proses sistem tersebut maka nilainya menjadi 7.5.
Kesimpulan dan Saran
Kesimpulan
Berdasarkan tujuan dari analisis Studi Kelayakan sistem verifikasi pendaftaran online berbasis web pada SMA Negeri 3 Bogor, maka dapat diambil kesimpulan :
1. Hasil dari analisis studi kelayakan teknik, ekonomi dan operasi sistem ini layak untuk dikembangkan.
2. Rekomendasi untuk SMA Negeri 3 Bogor kedepannya adalah proses sistem verifikasi online berbasis web sudah bisa dikembangkan serta digunakan dalam proses pendaftaran.
Saran
Berdasarkan kesimpulan yang telah disebutkan sebelumnya, maka terdapat saran, yaitu sebagai berikut
1. Analisis studi kelayakan sistem yang dilakukan untuk selanjutnya bukan saja analisis studi kelayakan teknik, ekonomi dan operasi, tetapi juga kelayakan hukum, kelayakan sosial, analisis PDM (strategic factor) dan MURRE (design factor).
2. Sistem verifikasi pendaftaran online berbasis web sebaiknya dilanjutkan ketahap implementasi, sehingga dapat mempermudah SMA Negeri 3 Bogor serta manjemen sekolah dalam proses verifikasi pendaftaran online.
Referensi:
http://ocen22.blogspot.co.id/2011/11/analisi-kelayakan-sistem.html
http://gacorowor.blogspot.co.id/2013/04/pengertian-sistem-dan-analisis.html
http://fajarbaskoro.blogspot.co.id/2017/03/mppl17-06-kelayakan-proyek.html
1. Kelayakan Teknik
Kelayakan teknik menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari teknologi yang akan digunakan. Sistem ini berbasis web yang akan digunakan untuk membantu manajemen SMA Negeri 3 Bogor untuk melakukan pencatatan verifikasi.
Kebutuhan perangkatan keras dari sistem ini adalah sebagai berikut
Kebutuhan perangkatan lunak dari sistem ini adalah sebagai berikut
Sedangkan aplikasi yang digunakan oleh manajemen sekolah untuk melakukan pencatatan sampai saat ini adalah
Aplikasi tersebut memang sudah dapat dikatakan membantu manajemen sekolah untuk melakukan verifikasi pendaftar online, tetapi belum sepenuhnya. Karena proses pada aplikasi tersebut masih bersifat manual. Aplikasi ini juga belum terintegrasi secara menyeluruh dengan data-data akademik yang ada.
Kebutuhan perangkatan jaringan dari sistem ini adalah sebagai berikut
Infrastruktur merupakan sarana yang sangat diperlukan. Adapun infrastruktur yang ada pada SMA Negeri 3 Bogor adalah
Sistem baru dapat digunakan dan didirikan menggunakan teknologi yang sudah ada. Teknologi yang akan digunakan tergolong baru bagi user. Perancangan sistem umum yang dievaluasi membutuhkan tambahan teknologi baru yang standar dan sudah cukup biasa digunakan di sekolah-sekolah (nilai 8.7).
2. Kelayakan Ekonomi
Pembangunan sistem baru membutuhkan investasi ataupun dana untuk mendapatkan manfaat di masa yang akan datang. Sumber daya dan sumber dana diperlukan dalam pembangunan sistem baru sebagai bentuk investasi. Kelayakan ekonomi didapatkan dari hasil analisis biaya dan manfaat. Tujuan dari analisis tersebut adalah untuk memberikan gambaran kepada pengguna apakah manfaat yang diperoleh dari sistem yang lebih besar dari biaya yang dikeluarkan.
Komponen Biaya
Biaya yang berhubungan dengan pembuatan sistem ini dapat diklasifikasikan kedalam 3 kategori utama yaitu:
1. Biaya pengadaan (procurement cost), yaitu biaya pembelian perangkat keras, biaya ini digunakan pada awal pembuatan sistem, sebelum system dioperasikan.
2. Biaya Pengembangan, yaitu biaya pembuatan perangkat lunak sistem yang meliputi biaya konsultasi, biaya tahap analisis sistem, biaya tahap desain sistem dan biaya tahap penerapan sistem.
3. Biaya operasi dan biaya perawatan, yaitu biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan sistem,
yaitu biaya overhead, biaya perawatan terhadap perangkat keras dan perangkat lunak.
Komponen Manfaat
Manfaat yang didapat dari sistem informasi diklasifikasikan sebagai berikut:
1. Keuntuugan berwujud (tangible benefit) adalah keuntungan yang berupa penghematan atau peningkatan didalam administrasi yang dapat diukur dalam bentuk satuan nilai uang.
Keuntungan berwujud antara lain :
a. Pengurangan biaya operasi
b. Pengurangan biaya lembur
c. Pengurangan biaya perlengkapan
2. Keuntungan tak berwujud (intangible benefit), adalah keuntungan yang sulit atau tidak mungkin diukur dalam bentuk satuan uang. Keuntungan tersebut antara Iain :
a. Keandalan dan ketersediaan sistem
b. Peningkatan efektifitas pegawai dan akademiknya
c. Peningkatan kepuasan mahasiswa, dosen, dan pegawainya
Adapun metode untuk melakukan analisis biaya dan manfaat adalah :
a. Metode Periode Pengembalian (Payback Period)
Metode ini adalah uji kuantitatif yang digunakan untuk menghitung jangka waktu yang diperlukan untuk membayar kembali biaya investasi dalam pembuatan aplikasi yang telah dikeluarkan. Penilaian kelayakan untuk payback.
- Layak jika waktu pengembalian lebih kecil dari umur investasi.
- Tidak layak jika waktu pengembalian lebih besar dari umur investasi.
Perhitungan PP :
Nilai Investasi : Rp38.720.000
Proses Tahun 1 : RP82.964.821
PP = 38.720.000/82.964.821
PP = 0,46 Tahun (kurang lebih 5 bulan)
Dari perhitungan diatas diketahui bahwa periode pengembalian sudah dapat dicapai pada tahun ke-0 atau tahun pertama jika aplikasi yang dibuat langsung digunakan untuk kebutuhan akademik, secara detailnya adalah 0,46. Dapat disimpulkan bahwa yang ditanamkan pada rancangan sistem ini akan mencapai titik impas pada waktu kurang lebih 5 sampai dengan 6 bulan, yang berarti bahwa setelah 5 bulan akan mulai dapat mengambil keuntungan dari sistem tersebut. Yang berarti sistem ini layak dikembangkan karena waktu pengembalian lebih mencapai titik impas ataupun kecil dari umur investasi.
b. Metode Pengembalian Investasi (Return on Investment)
Metode pengembalian investasi digunakan untuk mengukur presentase manfaat yang dihasilkan proyek dibanding dengan biaya yang dikeluarkan. Return on Investmen (ROI) dari suatu proyek dapat dihitung dengan rumus:
Penilaian kelayakan untuk ROI :
- Layak jika ROI > 0
- Tidak layak jika ROI < 0
Biaya Tahun 0 = Rp38.720.000
Biaya Tahun 1 = Rp4.035.179
Biaya Tahun 2 = Rp4.403.697
Biaya Tahun 3 = Rp4.403.697
Total = Rp51.562.573
Manfaat-manfaat
Manfaat Tahun 0 = Rp0
Manfaat Tahun 1 = Rp87.000.000
Manfaat Tahun 2 = Rp95.700.000
Manfaat Tahun 3 = Rp95.700.000
Total = Rp278.400.000
ROI = [ ( 278.400.000 – 51.562.573 ) / 51.562.573 ] x 100%
ROI = 4,4 % berarti layak
Menilai Kelayakan Ekonomi
Karena setelah mendapatkan hasil dari analisis biaya dan manfaat serta mendapatkan total komitmen dari manajemen puncak, dan dana belum ada, tetapi pihak manajemen tertinggi dapat meyakinkan tim akan tersedianya dana sehingga nilai dapat diberikan 7.8.
3. Kelayakan Operasional
Kelayakan operasional dinilai dengan menggunakan kerangka kerja PIECES yang dikembangkan oleh James Wetherbe bertujuan untuk mengukur apakah sistem yang akan dikembangkan dapat dioperasikan dengan baik atau tidak di dalam organisasi. Kerangka PIECES meliputi:
Performance (kinerja) untuk mengetahui apakah sistem menyediakan throughput dan response time yang cukup.
Ekonomi digunakan untuk mengetahui apakah sistem menawarkan tingkat dan kapasitas pelayanan yang memadai untuk mengurangi biaya dan meningkatkan keuntungan.
Pengendalian untuk mengetahui apakah sistem menawarkan kontrol (pengendalian) untuk mengatasi kecurangan-kecurangan dan untuk menjamin keakuratan dan keamanan data.
Efisiensi untuk mengetahui apakah sistem menggunakan secara maksimal sumber yang ada termasuk orang, waktu, aliran form dan waktu menjalankan proses.
Services (pelayanan) untuk mengetahui apakah sistem menyediakan layanan yang diinginkan dan handal pada siapa saja yang menginginkannya, dan apakah sistem fleksibel dan dapat dikembangkan.
Menilai Kelayakan Operasi
Karena sistem berbasis global yang baru, digunakan oleh manajemen sekolah dan tidak dikenal oleh beberapa user di mana usernya belum dilatih untuk pekerjaan dan proses sistem tersebut maka nilainya menjadi 7.5.
Kesimpulan dan Saran
Kesimpulan
Berdasarkan tujuan dari analisis Studi Kelayakan sistem verifikasi pendaftaran online berbasis web pada SMA Negeri 3 Bogor, maka dapat diambil kesimpulan :
1. Hasil dari analisis studi kelayakan teknik, ekonomi dan operasi sistem ini layak untuk dikembangkan.
2. Rekomendasi untuk SMA Negeri 3 Bogor kedepannya adalah proses sistem verifikasi online berbasis web sudah bisa dikembangkan serta digunakan dalam proses pendaftaran.
Saran
Berdasarkan kesimpulan yang telah disebutkan sebelumnya, maka terdapat saran, yaitu sebagai berikut
1. Analisis studi kelayakan sistem yang dilakukan untuk selanjutnya bukan saja analisis studi kelayakan teknik, ekonomi dan operasi, tetapi juga kelayakan hukum, kelayakan sosial, analisis PDM (strategic factor) dan MURRE (design factor).
2. Sistem verifikasi pendaftaran online berbasis web sebaiknya dilanjutkan ketahap implementasi, sehingga dapat mempermudah SMA Negeri 3 Bogor serta manjemen sekolah dalam proses verifikasi pendaftaran online.
Referensi:
http://ocen22.blogspot.co.id/2011/11/analisi-kelayakan-sistem.html
http://gacorowor.blogspot.co.id/2013/04/pengertian-sistem-dan-analisis.html
http://fajarbaskoro.blogspot.co.id/2017/03/mppl17-06-kelayakan-proyek.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar